外贸英语函电的书写基本原则
本帖最后由 TradingMan 于 2019-5-8 21:37 编辑商务信函往来是商务活动的重要组成部分，是通过邮寄或其他电信手段进行的文字形式的商务活动。商务信函是深思熟虑的产物，能最大限度地减少电话和面谈中可能出现的疏漏和误解。
它要求有得体的版面，逻辑性的观点，正确的语法，拼写和标点符号，合适的风格语气以及巧妙组织的信息。这些要求可被概括成7C原则：
1、Courtesy 礼貌
语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。
例如：
We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.
You will be particularly interested in a special of for on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May.
2、Consideration 体谅
写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。
例如：
“You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month. ”就比 “We allow 2 percent discount for cash payment. We won't be able to send you the brochure this month.” 要好。
3、Completeness 完整
一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，切忌寄出含糊不清的信件。
4、Clarity 清楚
意思表达明确，要注意：
(一)避免用词错误：
例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services.
此处bimonthly有歧义：可以是twice a month 或者once two month.故读信者就迷惑了，可以改写为：
(1). We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.
(2). We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.
(3). We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco.
(二)注意词语所放的位置：
例如：
(1). We shall be able to supply 10 cases of the item only.
(2). We shall be able to supply 10 cases only of the item. 前者则有两种商品以上的含义。
(三)注意句子的结构：
例如：
(1). We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20 by air.
(2). We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20.
5、Conciseness 简洁
(一)避免废话连篇：
例如：
(1).We wish to acknowledge receipt of your letter...可改为：We appreciate your letter...
(2).Enclosed herewith please find two copies of...可改为: We enclose two copies of...
(二)避免不必要的重复：
(三)短句、单词的运用：
Enclosed herewith-->enclosed
At this time-->now
Due to the fact that-->because
A draft in the amount of $1000-->a draft for $1000
6、Concreteness 具体
具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实具体、丰富生动，表达要完整。商务信函写作中注意避免类似：soon, at an early date, good, nearly 等笼统的、含混不清的表达。
例如：
I will send the samples to you soon. 就不如 I will send the samples to you in two weeks. 如果能再具体，那就更好了，例如:I will send the samples to you next Monday.
7、Correctness 正确
(1). Establishing Business Relations
可以说没有客户，就没有业务，与潜在客户建立业务关系不仅对于新成立的公司很重要，对于那些想要扩大业务范围，增加营业额的公司来说，同样很重要。
如果一家新公司，既我方一家公司，想要在国外打开市场，买入或者卖出产品，那么，他首先必须做的就是他要明白与谁做业务，通常，这类信息可以通过以下渠道获得：
1)通过写信交流：
2)参加出口商品交易会：
3)出席国内外举办的展览会;
4)互派外贸代表团。
上述所有途径中，写信使用最为广泛。通过写信可以从银行﹑杂志﹑报纸电视广告﹑业务关系介绍﹑市场调查﹑商务参展﹑商会﹑商务参展﹑中间人﹑自我介绍等等来获取所需要的所有信息。
从上述任何渠道获得想要得到的公司名称和地址之后，就开始着手写信与之联系。这类信是第一次寄出去的信，也可称之为“初次询盘”。通常这类信函最初告诉阅信人他的信息，主要包括下列内容：
1)信息来源;
2)意向;
3)经营范围和子公司、分公司，如有的话;
4)公司的财经和成信情况。
如果想要进口买入，可以要求看样品，价格单等。写信人可以简明扼要地说明想要购买和想要买出何物。结尾时，通常要表达想要合作和期待早日答复的原望。
收到这类信函后要立即回信，不能延误，并写得有礼貌，以便给对方留下一个良好的印象。这就是外贸业务信函最重要的功能。
对于外贸公司来说业务往来非常重要，因此，交易商不仅要尽力巩固与已有客户的业务关系，也要不断寻求新的客户。
(2). Enquiries
国际外贸双方在订立合同之前必须就买卖的有关条件进行磋商, 并达成一致。交易磋商一般始于买卖双方的一方主动向对方发出询盘或发盘。询盘又叫询价, 是指交易的一方向另一方询问是否买进或卖出某种商品, 以及要求什么样的交易条件的口头或书面表示。询盘的内容可以涉及价格、品名、规格、数量、包装、交货期, 以及索取商品目录、价目单、样本和样品等。采用书面形式的询盘除书信、电报、电传、电邮外, 还常采用一种询价单进行询盘。
询盘按其询问内容的不同, 可分为一般函询和具体询盘。一般函询是买方仅仅为了了解情况向卖方索要商品目录、价目单、样本和样品、作报价单用的形式发票等。具体询盘是买方或卖方有买卖的要求, 指定商品要求对方发盘。
询盘时要仔细考虑向哪些地区发出询盘以及同一地区与几家客户联系。一般不宜同时向同一地区三家以上客户询盘, 以免使对方认为写信人需求迫切, 从而对以后交易的价格等条件产生不良影响。一般询价信应以简单、清楚和切题为原则, 最好在信的开头就开门见山地写出想问的问题。因为买卖双方在交易中处于平等地位, 所以不必使用过分客气的词句。如果内容很短, 可以用明信片代替。
向以前没有业务往来的出口商或供应商询盘, 应说明是如何得到对方商行的名称和地址的, 写信人经营什么业务, 对什么商品感兴趣, 一般的经营方针, 要求对方提供什么等。
对于对方的询盘则应迅速、客气而有针对性地答复, 以期带来更多的生意。
询盘信包括以下内容：
1)如果是初次询盘，该信就必须告知信息来源，如通过什么方式、由谁告知、信息来源何处。
2)如果回复供应商的询盘信，首先要表示感谢。
3)公司经营的业务范围，打算购买什么商品，数量几规格。
4)了解交易条款，如报价、支付条款、包装、保险等，让供应商知道交易条件。
5)告知商品在市场上的整体情况。
6)索要目录、价目表和样品。
7)向对方表明想要与他进行业务往来的愿望。
8)其他情况。
(3). Offers
发盘是指交易的一方向另一方提出具体的交易条件, 并表示愿意按这些条件达成交易的一种行为。发盘在合同法中称之为要约, 对发盘人来说具有法律约束力。发盘可以是应对方的询盘作出的答复, 也可以未经邀请直接发出。发盘多由卖方发出, 称为售货发盘, 也可以由买方发出, 称为购货发盘。从我国进出口业务的实践来看, 发盘报价对磋商成败至关重要, 对此我们必须做到慎之又慎。发盘即是订购意旨的表示, 其内容必须明确无误, 避免使用意义含糊的词语。一般应包括交易的主要条件, 如品名、规格、价格、数量、交货期、包装、付款方式等。
在实际业务中, 出口人常用寄送报价单的形式兜售商品邀请对方发盘。报价单可用印就的格式也可用列表式, 后者特别适用于商品繁多的情况。而在寄送报价单时, 常用一封专函, 告知对方信内附寄报价单, 并对询盘表示感谢或介绍所报商品和希望获得对方的订单。
一封好的发盘盘信要包括以下几点：
1)感谢对方的询盘，如有必要。
2)发盘信中需说明品名、质量或规格、数量、详细的价格条款、折扣、支付条款、装运期、包装条款以便买方做决定。
3)如果是实盘，要说明有效期，如果是虚盘，也要给出相应说明。
4)对商品可以给出适当的评价。
5)最后可以补充一小段来吸引对方注意你公司其他商品。
6)表达希望收到对方定单的愿望。
可以是以写信的形式发盘，也可以是电报、电传或传真发盘，如果是电报发盘，通常还会再写一封信。
要注意的是，卖方在该实盘有效期内不得撤出，只有买方才能在有效期内接受或拒绝或还盘。如果买方已接受，该发盘就具有合同意义。因此，任何一家有信誉的卖家都不会在规定的时间内冒着损坏其信誉的危险去撤出发盘。
当买方拒绝发盘或报价时，要写回信感谢对方，讲明拒绝的原因，如果不这样做的话，显得你很没有礼貌。
一封拒绝信要包括下列几点：
1)感谢卖方的发盘;
2)对不能接受表示歉意;
3)如合适的话可以还盘;
4)建议今后的合作机会。
(4). Counter-offers
买方认为卖方发盘中的某些条款不能接受时，可以还盘。他们往往提出自己的条款，供卖方考虑。
有时，买方主动向卖方递盘。在递盘中，买方说明按什么价格、根据什么条款购买某种商品。因此，递盘实际上是买方的“发盘”。如卖方认为递盘中某些条款不能接受时，也可以进行还盘。
一笔交易的达成，可能要经过多次的还盘。如双方达不成妥协，其中一方放弃继续洽商，则交易告吹。还盘有时通过电报、电传或传真进行，代替书信，以节省时间。
还盘的过程，有时反映两种不同立场、不同利益之间的矛盾，对于原则问题我国外贸企业必须坚持，要根据不同情况，采取灵活措施。在对外外贸中，答复还盘函电时，措辞要谨慎，要着眼于双方之间的友谊和今后的交易，采取冷静、公正、诚恳的基本态度，并要以对方的立场观点，摆事实、讲道理、说服对方，消除误解，增进相互的理解。
(5). Conclusion of Business
接受或确认实际上是买方或卖方毫无保留的同意。他们通过洽谈，愿意按照双方协商同意的条款签订合同。卖方所报的实盘，一经买方接受，交易即告达成;或者买方主动向卖方递交实盘、或递交经其本人确认的订单，两者都包括所有必需的外贸条款，经卖方接受后，也就达成了交易。多数是买卖双方通过大量函电的交往，才达成交易的。在这样的情况下，买方最后向卖方提交正式订单时，还必须确认经双方协商同意的条款，以便卖方接受而达成交易。
接受、确认后，通常由作为卖方的我公司做出合同或外贸常用的销货确认书，由双方会签后执行。
合同或销货确认书必须包含经双方洽谈同意的所有有关条款，合同还要包括向检验、索赔、仲裁、不可抗力等常规条款。如有争论，合同或销货确认书是凭以裁决的唯一合法文件。
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