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处理：将收集内容进行处理，分析说明处理的步骤：第一：你要充分的列出你每天的计划。比如：1.做埃及信用证单证（重要紧急） 2.邮寄样品（重要不紧急） 3.B2B网站维护（重要不紧急）4.开发客户 5.学习外贸基础知识 6.邮寄发 票给客户...开始你需要将你一天计划的工作列出来，然后标出重要性紧急性的程度，对你一天的工作有一个大致的把握，知道你一天干什么，尽量的完成你列出来的计划，如没完成，一定要总结原因。在处理的过程中，第一要列出重要紧急程度的事，如果是一个比较困难，不可能一下子完成的是，如学习外贸基础知识，你则应该做一个小小的计划，计划每天学一点点，计划20天完成这样的细节。有些事情，如果你不是新人，可以委派给别人处理，如邮寄发 票，样品等等。新人则需要一项项自己根据收集中的事情的重要性来完成。
行动：根据处理的结果，找出一天中你认为最重要的事情开始做。当你做一件事情的时候，最怕的是就被电话，其他杂事所打扰。例如：你正在认真的做一份非常重要的信用证单据。突然财务来把发 票给你，让你邮寄给客户。你需要立即去做吗，不，先记录在一张纸上，继续集中精力做信用证。突然，你收到一封你客户发过来的新邮件，让你报价，你需要立即去做吗？不要，记录在刚才那张纸上，继续做信用证。突然，货代打电话给你，告诉你出了一点问题，需要你提供一些资料。你仍然记录在纸上继续。等等等等，2个小时过去了，信用证做完了。你那张纸上应该记录了一串这几个小时内发生的需要你处理的一些情况。在根据缓急程度一项项做好。这个中间有一个法则需要记住，就是如果在你接到这些临时任务的时候，2分钟内可以处理的事情，你可以立即去做。因为有科学研究，2分钟不会将你的思路打乱。大于2分钟的，列入收集菜单。
我观察很多效率不高，包括我自己原来的做事都是这样做的。
1.我在做精力集中的做信用证，突然被打扰了之后处理另外一个事情，处理完了无法一下子集中精力去处理，造成了这件事的拖延。
2.被临时突然啊时间干扰了手头上的事还影响了自己的情绪，增加了压力，如果货代打电话说货出了问题，你肯定不能在安心的做事。然后你扛着压力做事，当然中间出错几个不符点就很正常了。
3.对每一件事情都立即去处理，结果陷入了盲目的陷阱，无法分清主次。
回顾：也就是回顾每天，每周，每月的计划。我在中国上看到一个帖子，是问下班前半小时你在干嘛的，下面跟贴的很多是，看中国，准备下班，听歌，做单证，跟同事聊天等等等等，很少很少有人回顾自己一天工作计划，让自己陷入了一个怪圈，认为每天自己忙忙碌碌的，却一直没有出单，其实是浪费了太多的时间。没有要事第一，所以大家一定要以要事第一的原则，每天督促自己完成每天早上收集菜单上面的任务。白纸黑字，你很难在为忘记维护B2B，不开发客户，而给自己做不成单子找一个漂亮的借口。可以建议大家找一些颜色的水笔，将重要的重点表明。
所以希望大家每天，每周，每月都应该有一个计划。每天按照每月，每周的计划列出一天需要完成的事情，需要跟进的客户。收集工具很多，传统的如纸，笔记本。手机的备忘功能：我经常在骑车，走路，坐公交的过程中想起明天或者下一步需要做的一个事情，我就会立马用手机记下来，到办公室写在收集的项目之中，所以如果你在任何过程中有好的想法，请你立即拿出工具记下来。软件：google日历，remember the milk,doim it,google便纸条，microsoft outlook.等等等等，你根据自己的最合适的挑选，不要什么都用，只要能让你第一时间能收集就可以了。收集完了简单的处理一下，我们外贸工作没有那么复杂程序，这个过程很简单。当然，对于复杂的工作，复杂的项目，你还需要分解大项目，大计划的手段。以后有空在说。行动的过程中追求一种“心如止水”的感觉，不要被外界干扰，不要被压力困扰，要是第一，积极处理手头上的要事，琐事能指派就指派，不能指派花一小部分精力处理一下。不断的回顾自己的收集的菜单，看看完成情况，目的只有一个，那就是做成单。希望大家都能将时间用到刀刃上，有条不紊的安排好每天，每周，每月的工作。
一直看到有人让我继续更新，我似乎失去了更新的动力，一直想写却写不出太多的新的东西。时间管理也是一个比较复杂的系统，大家可以找相应的书去完善每个人自己的系统，推荐书籍：小强升职记，尽管去做（Get Things done).这2本是基础读物，看完只要你会独立思考，足够建立一套自己管理外贸方面的系统了。
最近我也一直关注出口区一个超级热门的帖子，就是chenyibing83写的新手如何写好开发信，加大成交率的。不仅被作者丰富经历，漂亮简洁的英文书写，和非常耐心的解答大家问题的精神所折服，让我学到很多很多。自己本身也是从新手慢慢成长起来，对比以前自己写的是有很大改进的空间，赞一个。同时在看到非常多的人要求改开发信的同时我也觉得，太多太多新人还是缺少自己独立思考，独立学习的能力，不过也没办法，大家都在这样的[url下成长。很多人只要看看作者写的几点关键点，自己修改修改，完全可以写出一个漂亮的邮件。太希望看到更多坛友漂亮邮件的展示帖子！我个人觉得写好邮件关键在于几点：1.一定的英文基础 2.善于学习各方面优秀的语句 3.想出几套跟进的方案。4.站在对方角度思考自己写的内容。
今天就说说自己在外贸工作中用到的一些软件吧，希望对大家有所帮助。
1.浏览器：IE,火狐，Chrome.IE不说，大家都会用。火狐（Firefox)，非常强大的一个浏览器，最关键的几点是可以添加各种千变万化的插件，极大的提高了工作效率，加强了时间管理，如去掉广告的，输入网站可以看到服务器在哪个国家的。对外贸比较有用的是read it later.就是当你在看很多网页时候看到你想细细看的，点击一下，他会保存下来，在你有时间的时候在看。还有list.it.当你看到一段文字，一本你可能感兴趣的书的时候，都可以立即复制下来，有空可以看到并且购买。很多很多功能不一一介绍，想了解更多，还是自己网上搜索一下火狐插件，各有所需。Google Chrome也类似，也学习firefox有很多插件，大家可以去了解。
2.Google的软件很多，介绍几个。1.igoogle.可以设置自己的igoogle界面，同步到家里和公司一样。igoogle界面上可以增加各种工具，如当地天气，英文名言名句，计算汇率工具，冷笑话。最喜欢的还是google便条纸，虽然功能不强，但是基本上我每天工作都记录在上面，时刻进行工作的控制，时间的管理，一个月存一次存到google docs.里面。你可以每周每月回顾你工作的各个细节，跟你工作计划相比的差别。
3.网络书签，有google网络书签，baidu收藏，delicious,最喜欢的还是delicious.学会如何用之后及其方便，随意添加标签，任何地方同步，用好网络书签，对做外贸的帮助蛮大。
4.Evernote or onenote:我只用过evernote,主要用于记录在网上看到的一些好的文章，可以对一些文章做好标记，写好自己的心的体会，关键能够同步。在一个网络异常发达的时代，如果你在网上每天都是浅阅读的话，收获也许可能不大。更需要做好笔记，心的。
5.网络硬盘：很多，kaixin001也有。但我推荐dropbox.将自己关键的文档放进去就可以了，永久保存，除非这个网挂了
6.mindmanger:最近一直在研究思维导图方面的东西，如果你也想研究或者分析分析客户的需求问题，难点问题，也许这个软件会对你有帮助。
7. adobe profession.:word,excel.PDF互相转换，修改修改PDF中的文字，图形。外贸一定用的上。
8.google reader订阅blog，我就订阅了大量关于知识管理，时间管理的优秀的文章。你也可以根据自己的兴趣订阅自己感兴趣的内容。
推荐几个我一直在读的：
a.http://www.gtdlife.cn/ 小强升职记作者，GTD达人
b.http://www.70man.com/ PPT达人，创业很多建议写的超级牛
c.http://www.zreading.cn/ 牛人
d.http://www.fanbing.net/ 一个学生能做的，写的如此，惭愧的要死
e.http://www.gtdstudy.com/ 学习，时间管理。
f.http://www.xiaoqiushui.com/ 时间管理，知识管理等等
g.http://www.lixiaolai.com/ 英语，计算机，超级的经历
h.http://www.mosesenglish.com/ 摩西英语 不多介绍，讲单词的超级好书。
想介绍的太多太多了，我发现我订阅了7.80个，好的东西太多了，以上只是简单介绍，希望能有所帮助。网络就是这样奇妙，一个不经意间看到的陌生人讲述的痛自己完全八杆子打不着的事，突然间会让你有种莫名的冲动，让你很想去了解和探索，我就是在一个个订阅中不断的增加自己的知识面。最近在学PPT和excel图表之道，发现真是一个无底的东西，原来知道的很浅的东西原来是如此的高深，买了n多书去研究。
最后，不管是做外贸和时间管理，还是生活，希望大家能保持一种学习的渴望，如果你觉的累了，年纪大了， 不想学，看看下面的一段我喜欢的话激励激烈自己。
１．学习如同做爱，低调地持续地兴致勃勃地反复做同一件事，总有一天你的积累会爆发的。
２．保持内心的优越感和莫名其妙的乐观，这会让你在绝望时坚持下去。
３．我们生来只是个哺乳动物，用一生来进化，当你停止学习，你就停止了从猩猩向人进化的步骤。
也许你会说，生活是无奈的，因为人在每个阶段都有不同的事情要忙，简而言之就是“你很忙”。我要说的是，这只是你的这只是你的借口。既然你有闲情上网看到这篇文章，你就一定有时间做学习这件更有意义的事情。
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发表于 2011-3-14 14:07:00
