小外贸公司管理制度之业务人员业务流程

南部之星 · 发表于 2019-12-2 17:56:00

各位大神好，本人至今从事外贸7个月整，之前一直是做金融和投资业务的。之前做投资，由于自身和经济大环境的影响，导致公司出现了较大的亏损，身心俱疲，所以一边处理善后事宜，一边选择了自己一直比较感兴趣的行业-外贸。可能是年龄比较大，见得多一点，加上之前有一定的管理经验，公司老板让我建立健全管理制度、业务流程等一系列的东西。在这半年中，我完成了两单业务，积累了一点经验，再加上有时间就在福布上向各位学习，所以今天下午斗胆写了个简单的业务流程。我知道还有很多地方需要改进，现在发上来请大家看一看，希望不吝赐教。我也好结合大家的建议和意见，进一步完善。谢谢大家！
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业务流程
1 接单
1.1 通过一次或几次往来邮件，初步判断客户类型是属于诈骗、同行询价、群发比价、通过GOOGLE搜索单独询价和其他渠道。
1.1.1 骗子的基本特点是号称数量大，直接问价格，比较急迫，要求货到付款。公司信息如名称、地址、网址、联系方式等不愿意透露或表达含混不清，对项目具体情况或产品规格表述不清或不愿意说；有的急迫的要求寄样品，不同意承担任何费用；
1.1.2 同行询价一般问的比较细致，因为是同行，大家都对产品比较熟。所以会直接问最低价、最低采购量、含税不含税、材质规格等较细致的问题，对于其公司信息不愿意透露或表述不清，一般不要求寄样品；
1.1.3 群发比价一般会把需求表达的比较清楚，比如产品规格、数量、报价形式、付款条款、海运费等，可以说明公司的基本信息，需求比较急迫，一般不会要求寄样品；
1.1.4 单独询盘可能是通过搜索引擎或其他渠道来的，一般是浏览过公司网站的，是比较有价值的询盘。这类业务的客户会想通过邮件内容、各种资料、寄样品等方式，更多的了解公司，作为他的供应商备选。除非是工程类的，有招标或完工期限，否则这类客户不会很急迫。
1.1.5 自己主动开发的客户，与上面单独询盘的客户类似，沟通良好的话一般也只能是作为备选，在客户增加供应商或更换供应商时才有机会成单。
1.2 通过上述方法及自身的判断能区分报价类型最好，不能的话要把握的原则是：
1.2.1 不能接到第一封邮件就马上报价，要在简单介绍公司产品、优势，初步了解对方背景、意图的情况下，在第二封或第三封邮件再报价；
1.2.2 不能马上给对方出授权书之类的需要签章的文件，签章的文件是有法律效力的，尽管有时候在国际范围内，一些小纠纷肯定是以协商为主，不值得起诉或采用其他手段，但可能会对公司名誉造成损失；
1.3 初步判断是有价值的询盘，在前期简单沟通后，判断客户实力，对价格、质量的敏感程度，然后据此尽量用一封邮件与客户确定好材质、规格、数量、价格、付款方式、交期、运费、图纸等内容。
1.3.1
2 材料报价
2.1 与采购人员沟通材料报价时，要以文字形式发送。要求一次性写明具体要求，如厚度、长度、误差范围等要求，避免就同一单业务反复发送材料报价；
2.2 如因数量、价格等原因，材料不能完全符合客户要求时，要及时与客户沟通，得到客户邮件确认后，再以确认后的材料报价；
3 确认订单
3.1 根据付款条件，收取订金，确认订单。
3.1.1 付款条件在报价单上会写明，公司能接受的付款条件是30%/70%的TT和即期信用证，其中TT条款要求最低预付30%，尾款发货前支付；信用证条款要在调查认可开证行资质的基础上才能采用。
3.2 与排产人员确认订单，确定交期。
3.2.1 在与生产人员沟通后，与客户确认交期。原则是尽量安排余量，可早交不可晚交。
4 排产单
4.1 业务员、排产员、相关负责人共同签署排产单。
4.2 排产单内容
4.2.1 材料、规格、误差范围
4.2.1.1 关于材料，严格按照客户要求、客户提供的标准或与客户协商的结论采购和生产；
4.2.1.2 关于规格，严格按照报价单采购和生产；
4.2.1.3 关于误差范围，严格按照客户提供或协商好的标准执行。
4.2.1.4 如业务人员在前期采购报价时没有及时与采购人员书面沟通，或在生产之前没有与排产人员书面沟通，在材料、规格、误差范围上出现差错，则业务人员负责；如果之前书面沟通过，出现上述内容差异或超出范围的情况，则由采购人员或排产人员负责；
4.2.2交期
写明生产日期与交货日期，原则是尽量安排余量，可早交不可晚交。
4.2.3 安排余量
生产数量要适当安排余量，尤其是易坏易损件和数量多、价值低的配件；
4.2.4 包装
4.2.4.1 与排产人员沟通，写明包装类型，注意包装要做到尽量减小产品在打包或运输过程中可能会产生的磨损；
4.2.4.2 根据之前的装箱量测算，尽量使用托盘包装，便于装卸；
4.2.5 检测
确认检测时间表及检测内容
5 生产
5.1 生产初期要去现场或有检测人员代为检查生产质量，出现问题要及时沟通；
5.2 生产周期当中，视数量多寡，要至少一次随机去现场抽查半成品或成品；
5.3 生产快要完成时，与货代沟通装箱时间；
5.4 生产过程中每次去现场要拍照，与客户沟通生产进度，在快要完成时，提醒客户准备尾款；
5.5 生产完成，协助检测人员做好检测；
5.6 生产完成，拍照给客户，如有需要，检测报告发给客户，要求客户付款。如不付款，则不发货；
5.7 生产完成，客户付尾款，做好监装，确保不能遗漏任何一件产品或配件；
5.8 生产快要完成时，与相关人员沟通，准备各项报关资料。
6 后续跟踪
6.1 与货代确定船期和海上航行时间并与客户沟通，运输过程中要多与货代沟通船的行程有无变化并告知客户；
6.2 与相关人员沟通，准备客户清关资料，并在合适的时间用合适的方式邮寄；电放的话，及时发送；
6.3 与客户沟通提货、安装、销售等情况，合理要求客户提供照片，尤其是现场安装和安装完成后的照片；
6.4 平时与客户多沟通，注意频次和技巧，节日发些问候，关注客户的社交媒体，及时掌握客户动态。

vip · 发表于 2019-12-2 18:14:00

挺好的给你点赞

我就是我88 · 发表于 2019-12-2 18:51:00

写的挺详细的顶一个

jfffob · 发表于 2019-12-2 20:27:00

有几个建议：
1）理论是这样，实践中是否有精力做到这么细致呢？是否配备专业人员？是否有配套的订单追踪系统？
2）70%尾款发货前收的话，是否会影响业务拿订单的能力？是否会导致等待尾款导致订舱时间比较紧张？
再次给你一个赞！

Tashia8570 · 发表于 2019-12-2 21:05:00

不错我也有兼做

bosunhu · 发表于 2019-12-3 08:05:00

流程……厉害了

shunitebiz · 发表于 2019-12-3 08:24:00

呃。感觉上升到这个环节的就不是小公司了。

a497615254 · 发表于 2019-12-3 09:43:00

很正规的一套流程，谢谢分享

piglover · 发表于 2019-12-3 09:51:00

好评！！！！！！

iris0304 · 发表于 2019-12-3 10:06:00

谢谢分享，向用心的你学习~！

南部之星 · 发表于 2019-12-3 11:31:00

谢谢你的问题和建议，下面我说说背景。
公司实际上已经成立好几年了，老板是海外留学归来，技术型人才。由于他的聪明能干、精力充沛，给公司打下了基础，有几个大客户和一些老客户。这些业务就可以使公司过得不错，但是实际上也进入了舒适区。人员少，的确好管理，大客户和主要客户基本都是老板自己的，其他几个年轻的业务主要是具体操作老板的订单。这些年公司没有建立一套管理制度，不过倒也形成了一套约定俗成的惯例。其实如果不是老板的目标远大的话，这一套惯例也就够了。可是想把公司做好、做精（不是做大、做强），做成同行业里产品、服务最好的公司，没有落实到书面并能严格执行的制度，从我的认知来讲是不太现实的。
关于你的第一个问题，在我看来，公司现在有基础，所以有一定的资本去建立制度、招相关人员，况且目前也有专业的排产、质检，剩下要做的就是调动现有人员积极性，订立奖惩细则，严格执行并根据实际情况调整完善。
第二个问题，70%尾款发货前必须收到或者50%订金，这样肯定会影响接单的。以制度形式确定下来，无非是在现在的大环境下尽量提高订单质量，具体情况结合可能的客户背景调查、与中信保合作、个人经验以及大家研究讨论等方法，再做决定。付款方式与接单的矛盾看似不可调和，其实长期是可以解决的。

南部之星 · 发表于 2019-12-3 11:34:00

谢谢各位，以后做的制度方面的东西，肯定是坚持原创，然后发上来与大家分享，也希望多提建议和意见。

aceysd · 发表于 2019-12-3 11:52:00

挺详细全面的

Alice_Liu^_^ · 发表于 2019-12-3 11:59:00

赞一个！Thanks!

甘当炮灰 · 发表于 2019-12-3 12:49:00

写的十分详细，像我们这样的菜鸟，就需要楼主这样心细的人给予的分享，学习了，给楼主点赞

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